பத்திரப்பதிவு துறை தலைவர் தினேஷ் பொன் ராஜ் ஆலிவர் வெளியிட்டு உள்ள அறிவிப்பில் கூறி இருப்பதாவது:-
காலி மனை இடங்கள் குறித்த ஆவணங்கள் சார் பதிவாளர்கள் அலுவலகங்களுக்கு பதிவிற்கு வரும்போது அந்த இடங்களில் கட்டிடம் கட்டி முடிக்கப்பட்ட நிலையிலும் கட்டிடம் குறித்த தகவல்களை ஆவணங்களில் குறிப்பிடாமல் அதனை காலி மனையிடமாகவே பதியும் நிலை தொடர்பாக புகார்கள் வருகின்றன. இது அரசுக்கு வரும் வருவாயை பாதிப்பதாக உள்ளது.
இதனை தவிர்க்கும் வகையில் புதிய அறிவுரை சார்பதிவாளர்களுக்கு வழங்கப்பட்டுள்ளது. காலிமனை என குறிப்பிட்டு பதிவுக்கு வரும் ஆவணத்தில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள பிரஸ் தாப இடத்தினை பதிவுக்கு முன்பாக புகைப்படம் எடுக்க வேண்டும்.
மேலும் இப்புகைப்படம் ஜியோ கோ-ஆர்டினேட்ஸ் கொண்டதாகவும் இருக்க வேண்டும். இவ்வாறு எடுக்கப்படும் புகைப்படம் ஆவணத்தின் ஒரு பகுதியாக இணைக்கப்பட்டு தாக்கல் செய்யப்பட வேண்டும்.
இந்த நடைமுறை வருகிற 16-ந்தேதி முதல் நடைமுறைக்கு வருகிறது. காலிமனை என பதியபப்படும் ஆவணங்கள் தொடர்பாக இந்த அறிவுரையைப் பின்பற்றாத சார்பதிவாளர்கள் மீது ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்கப்படும்.
இவ்வாறு அவர் கூறி உள்ளார்.